Əmək kitabşası 10sm x 14sm ölçüdə, üz qabığı yaşıl rəngdədir. Əmək kitabçası dörd bölmədən, üz qabığı, titul vərəqi, iş haqqında məlumat, pensiya təyin edilməsi haqqında məlumatlar bölmələrindən ibarətdir. Əmək kitabçalarının vahid formada olması və onun tərtibinin eyni qaydada aparılması üçün Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabineti 1996-cı il tarixli 186 saylı Qərarı ilə "İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tətbiqi qaydaları"nı təsdiq etmişdir. Qaydalara görə əmək kitabçası işçinin əmək fəaliyyətini və əmək stajını təsdiq edən əsas sənəddir.

Azərbaycan Respublikası Əmək Məcəlləsinin 48-ci maddəsinə uyğun olaraq hər bir şəxs əmək müqaviləsi bağlayarkən işəgötürənə digər sənədlərlə yanaşı əmək kitabçasını da təqdim etməlidir. Əmək fəaliyyətinə ilk dəfə başlayan şəxslərdən əmək kitabçası tələb olunmur. Bu şəxsləri işəgötürən əmək kitabçası ilə təmin etməlidir (işçidən əmək kitabçasının dəyəri alına bilər). Eyni zamanda məcburi köçkünlər, qaçqınlar və onlara bərabər tutulan şəxslər, habelə əcnəbilər və vətəndaşlığı olmayan şəxslərlə əmək kitabçası təqdim olunmadan da əmək müqaviləsi bağlana bilər.

Azərbaycan Respublikasının müvafiq hakimiyyət orqanlarının, fiziki və hüquqi şəxslərin (bütün işəgötürənlər) təsis etdikləri mülkiyyət və təşkilati-hüquqi formasından asılı olmayaraq Respublikanın ərazisində yerləşən bütün müəssisələrdə, idarələrdə, təşkilatlarda, habelə müəssisə yaratmadan işçilərlə əmək müqaviləsi bağlamış iş yerlərində, eləcə də ölkəyə məxsus olan, lakin onun hüdudlarından kənarda yerləşən digər bütün iş yerlərində əmək kitabçası tətbiq edilir və bu kitabçada müvafiq qeydiyyatlar aparılır. Əmək kitabçası və ondakı qeydlər ölkənin dövlət dilində aparılmalıdır. Əmək kitabçasında işçinin soyadı, adı, atasının adı (bütöv şəkildə), doğulduğu gün, ay, il, təhsili (o cümlədən başa çatdırılmamış təhsil), peşəsi və ixtisası haqqında məlumatlar səhvsiz və ixtisar olunmadan göstərilməlidir. Bu məlumatlar əmək kitabçasına təsdiqedici sənədlər əsasında daxil edilir.

Əmək kitabçasının tərtib olunmasında "İş haqqında məlumat" bölməsi xüsusi diqqətlə doldurulmalıdır. İşəgötürən və ya onun bu sahə üzrə səlahiyyətli nümayəndəsi işçinin işə qəbul və ya azad olunması bağlı qeydlərin sonuna imza qoyur və möhürlə təsdiq edir. Hüquqi şəxs yaratmadan sahibkarlıqla məşğul olanlar əmək kitabçasındakı qeydləri imzası ilə təsdiq edir. Müəssisənin adı dəyişdikdə, yaxud işçinin peşəsinin və ya vəzifəsinin adı dəyişdikdə, eləcə də işçi müəssisə daxilində digər işə keçdikdə "İş haqqında məlumat" bölməsində müvafiq qeydlər edilməlidir. Əmək kitabçasında düzəlişlər edilərkən təsdiqedici sənədlərdən istifadə edilməlidir. Şahid ifadələri əsasında əmək kitabçasına düzəlişlər etmək olmaz.

Əmək kitabçası dolduqda ona əlavə içlik qoyulur və əmək kitabçasının son səhifəsində içliyin seriya nömrəsi göstərilməklə onun əlavə edilməsinə dair qeyd aparılır.

Əmək kitabçası itdikdə qaydalara uyğun olaraq işçiyə əmək kitabçasının dublikatı verilir. Əmək kitabçasında pensiyanın təyin edilməsi haqqıhda da qeydlər aparılır.

Əmək kitabçası 5 gündən artıq işləyən bütün işçilər üçün alınmalıdır, və ya təqdim olunan əmək kitabçasında müvafiq qeydlər edilməlidir. İşçi ilə əmək müqaviləsinə xitam verildikdə, əmək müqaviləsinə xitam verilən gün əmək kitabçası zəruri qeydlər aparılmaqlə işçiyə verilməlidir. Əmək kitabçasının işdən çıxan işçiyə poçt vasitəsilə göndərilməsinə yalnız işçinin razılığı ilə yol verilir. Vəfat etmiş işçinin əmək kitabçası onun ailəsinə verilir.

Əmək kitabçasını əldə etmək üçün hər bir işəgötürən Azərbaycan Respublikası ƏƏSM Nazirliyi Baş Məşğulluq İdarəsinə və ya onun yerli orqanlarına yazılı müraciət etməli və əmək kitabçalarının miqdarına uyğun olaraq onun haqqını ödəməlidir.