Sənədləşdirmə və ya sənəd, audio lent və ya CD kimi rəqəmsal və ya analoq medianı ehtiva edən kağızda saxlanan formatdır. İstifadəçi təlimatları, ağ bülletenlər, onlayn yardım, tez istinad təlimatları sənədlərin nümunəsidir. Sənədlər veb saytlar, proqram məhsulları və digər onlayn tətbiqlər vasitəsilə paylanır.
Termin sənədlərinin ilk istifadəçilərindən olan Pol Otlet və Henri La Fontain, sənədləri işlərinin ilk mərhələlərində "sənədlər haqqında məlumat toplamaq və onları rasional təşkil etmək işi" olaraq xarakterizə etdilər. 1934-cü ildə "Trait-də Sənədləşdirmə" adlı tədqiqatında Otlet əvvəlki tərifinin hədlərini olduqca genişləndirmiş və sənədləri "sənədin müəllif qələmindən çıxdığı andan başlayaraq oxucunun və ya bilik əldə edənin ağlına gələn bir müddətdir" kimi təsvir etmişdir. Sənədlər dörd ümumi qrupda araşdırılır:
- Kitab növü (kitab, broşura, ensiklopediya, jurnal, qəzet, tezis, hesabat və s.)
- Qrafik sənədlər (xəritə, planlar, oymalar, fotoşəkillər, afişalar və s.)
- Kitabları əvəz edən sənədlər (modellər, maketlər, dərs vəsaiti, audiovizual alətlər və s.)
- İnzibati sənədlər (yazışmalar, qeydlər, rəsmi qeydlər, siyahılar və s.)
Sənədlər alimlərə və tədqiqatçılara müasir elmi və texniki məlumatlar əldə etməyə imkan verir. İnformasiya mənbələrinin artması və texnoloji inkişaflar sənədlərin geniş auditoriyaya yayılmasına səbəb oldu. İkinci Dünya müharibəsindən sonra alimlərə və tədqiqatçılara daha yaxşı xidmət göstərmək üçün məsuliyyət dairəsini genişləndirərək bir informasiya mərkəzi olaraq quruldu. Bu mərkəzlər ümumiyyətlə kitabxana infrastrukturuna əsaslanır və istifadəçilərinə müəyyən məsələlər barədə xüsusi məlumat verməyən mütəxəssislər tərəfindən nəzarət olunur.
Sənədləşmə 18-ci əsrin sonlarında ortaya çıxdı. Beynəlxalq sənədləşmə sahəsində ilk tədqiqat 1878-ci ildə Fransada aparılmışdır. 1 iyul 1878-ci ildə beynəlxalq biblioqrafiya təşkilatları bir araya gələrək bütün tədqiqatçılara lazımlı və etibarlı məlumat vermək üçün biblioqrafik mənbələr toplamaq qərarına gəldilər. 2 sentyabr 1895-ci ildə Belçikada keçirilən ikinci konfransdan sonra Beynəlxalq Biblioqrafiya İnstitutu yaradıldı. 1937-ci ildə adı Beynəlxalq Sənədlər Federasiyası olaraq dəyişdirildi. FID-in əsas məqsədi sənədləşdirmə və məlumat işlərini beynəlxalq əməkdaşlıq və həmrəylik yolu ilə istiqamətləndirmək və təkmilləşdirməkdir. Bu çərçivədə sənədləşmə ilə maraqlanan təşkilatların işini əlaqələndirmək, üzv təşkilatlar arasında məlumat mübadiləsini təmin etmək, nəşrlər etmək və əlaqəli mövzularda mütəxəssis hazırlığına rəhbərlik etmək vəzifələrindən biridir. Hazırda 90 ölkədən 350 milli, təşkilati və fərdi üzv var.
Türkiyə 1956-cı ildə Beynəlxalq Sənədlər Federasiyasına (FID) üzv olmuşdur. Türkiyədə 1967-ci ildə TÜBİTAK adı altında Sənədlər Mərkəzi (TURDOK) qurulmuşdur. 1988-ci ildə Dövlət Arxiv Baş İdarəsinin sənədləşdirmə şöbəsi yaradıldı. Bu qurumun məqsədi, tələb olunan məlumatları və sənədləri daha sağlam bir şəkildə tapmaq, beynəlxalq standartlara uyğun istehsal olunan bütün növ nəşrləri kataloqlaşdırmaq, təsnifləşdirmək, indeksləşdirmək və istifadəyə verməkdir.
- Çakın (2011), Bilgi ve Belge Yönetimine giriş, Ankara: Hacettepe Üniversitesi